Author: Tim

In de evenementensector is gebleken dat wie een geel hesje aan heeft, zich gemakkelijk bij een evenement naar binnen kan bluffen. Weet je wat het equivalent hiervan is om gemakkelijk computermateriaal in een bedrijf te stelen? Zeggen dat je van de IT-afdeling bent en dat je een laptop moet ophalen. Als het over IT en beveiliging gaat, dan denkt iedereen in de eerste plaats aan virusscanners en firewalls, maar het fysiek beveiligen van de IT-infrastructuur tegen diefstal, waterschade en brand wordt vaak vergeten. 

Akkoord, de eigenlijke waarde van IT-apparaten is relatief beperkt. Bovendien kun je voor het verlies van dit materiaal vaak terugvallen op je verzekering, dus die schade is te overzien. Maar wat met de data, contacten en documenten die je kwijt bent? Die informatie is weg en kan je niet zomaar vervangen. En dus loopt de waarde van het verlies snel op. Om maar te zeggen dat een fysieke beveiliging van je IT-infrastructuur ook de beveiliging van je data ten goede komt.

Welke zijn de grootste risicofactoren?

• Laptop. Een laptop is gemaakt om draagbaar te zijn. Iemand met minder goede bedoelingen geeft zich uit voor een IT-medewerker, neemt de laptop mee en wandelt zo naar buiten.
• Externe opslagmedia, zoals een usb-stick of een externe harde schijf. Deze zijn in de praktijk moeilijker te beheren, omdat ze amper plaats innemen. Toch bevatten ze vaak gevoelige en belangrijke data. Laat die dus niet rondslingeren, leg ze uit het zicht en liefst op een plaats waar ze moeilijk toegankelijk zijn of waar men ze niet verwacht. Als een usb op je bureau ligt, is de kans groot dat er bedrijfsinformatie op staat. 
• Brand, waterschade, rampen. Tegen deze risico’s kan je je moeilijker wapenen. Maar hoe beter de voorzorgen zijn die je neemt, hoe beter je je ook beschermt tegen dergelijke risico’s en hoe groter de kans is dat de schade beperkt blijft.

Hoe pak je deze fysieke beveiliging aan?

100% bescherming garanderen is niet mogelijk, maar de kans op verlies van goederen beperken of het proces vertragen kan wel. Sta stil bij je werksituatie, bij de inrichting van je infrastructuur, neem maatregelen en hou je er ook aan.

• Sluit alles goed af. Een voordeur wordt vaak afgesloten, maar dat is meestal ook de enige deur die in een gebouw op slot is.
  Besteed speciale aandacht aan het serverlokaal. Doe het lokaal op slot en beperk de toegang. In de praktijk is dit niet altijd even gemakkelijk. Het serverlokaal bevindt zich vaak aan de ingang van een bedrijf en wordt ook voor andere zaken gebruikt, bijvoorbeeld als berging voor het poetsmateriaal. Het is al moeilijk om een serverlokaal op slot te houden, maar zo zet je de deur open voor het stelen van data. Of je houdt de deur wel gesloten, maar zet het raam open in de zomer omdat het er zo warm wordt… 

• Weet wie er binnenkomt en buitengaat, zoals klanten en leveranciers. Een bedrijf heeft vaak een open toegang tijdens de openingsuren. Er lopen mensen binnen en buiten en rond in het gebouw. Zorg dan voor een vorm van controle of een registratiesysteem, zodat je weet wie er binnen en buiten gaat en wat elk van deze mensen komt doen. Iemand meer of minder in een gebouw valt niet op, maar die kan wel veel schade aanbrengen.
  Beperk ook de toegang binnen in het gebouw. Het is meestal niet nodig dat iedereen overal kan geraken. Als iemand zich wel moet kunnen aanbieden aan het onthaal, maar niet tot in de productiehal mag komen, zorg er dan voor dat de deur tussen het onthaal en de productiehal gesloten is. 
• Externe opslagmedia. Draag die enkel met je mee wanneer het echt nodig is. Het is geen goed idee om steeds een aantal usb-sticks bij te hebben in je laptoptas, terwijl ze maar amper uit die tas komen, want zo liggen ze wel steeds voor het grijpen. Heb je je usb-stick niet nodig, steek die dan ergens veilig weg, zoals in een afsluitbare kast.
• Steek belangrijke zaken in een kluis. Zo bescherm je die tegen diefstal, brand e.d. Een kluis is geen perfecte bescherming, maar kan het schadeproces wel vertragen.
• Camerabewaking is een goede maatregel, alleen komt dit enkel van pas na de feiten. Wanneer je een probleem vaststelt, is de schade al gebeurd. De camerabeelden kunnen dan wel een hulpmiddel zijn om de daders op te sporen.
• Externe bewaking. Bedrijventerreinen zijn ‘s nachts vaak verlaten en dus gemakkelijke doelwitten. Vaak wordt er met meerdere bedrijven samen een bewakingsfirma ingehuurd om de gebouwen fysiek te beschermen.

Er zijn ook heel specifieke maatregelen die je kunt treffen.

• Kensington lock. In de meeste laptops zit een gaatje waarin je een slot kunt plaatsen. Daarmee kan je je laptop met een staalkabel vastmaken aan een tafelpoot.
  
  Als men dan de laptop steelt door het slot eruit te trekken, dan raakt de laptop zo zwaar beschadigd, dat die onbruikbaar wordt. Als men de kabel doorknipt, dan is diefstal wel mogelijk, maar wordt het proces wel vertraagd. Bovendien schrikt het ook af, omdat men ziet dat de eigenaars nagedacht hebben over de beveiliging van hun materiaal. Men houdt er dan rekening mee dat er nog bijkomende beveiliging getroffen is, waardoor de kans groot is dat men geen verdere risico’s neemt. 
• Schermen vastvijzen. Vaak hangen er grote schermen aan de muur om informatie te verstrekken aan bezoekers, de weg te wijzen e.d. Zorg ervoor dat die schermen stevig vastgemaakt zijn aan de muur en er niet zomaar af genomen kunnen worden. Laat dieven moeite doen als ze een scherm willen stelen. Als ze enkel met een beugel zijn vastgemaakt, dan neemt men het scherm van de muur en wandelt men er onder de arm mee naar buiten. 
• Laat enkel het hoogstnoodzakelijke zichtbaar en bereikbaar. Als je mensen zelf informatie wilt laten opzoeken, dan hebben ze enkel het scherm en een toetsenbord nodig. Zet de eigenlijke computer aan de andere kant van de muur of in een afgesloten kast, zodat die minder snel gestolen kan worden. Een gestolen scherm of toetsenbord kost minder om te vervangen en bevat ook geen data. 

Nog enkele algemene zaken.

• Verzekering. Ben je verzekerd tegen diefstal, brand of andere schade aan IT-materiaal? Ben je daarnaast ook verzekerd tegen dataverlies? Er bestaan regels en normen waaraan je moet voldoen als je een dergelijke verzekering hebt. Zorg er dan ook voor dat je met die vereisten in orde bent. Want dat zijn typisch de zaken waarvan je wenst dat je ze gedaan had op het moment dat het te laat is. Denk daar proactief over na.
• Bekijk zaken als camerabewaking, toegangscontrole met badges en codesloten op de deur. Denk na over hoe je ruimtes en materialen fysiek beveiligt. Bedenk een strategie, neem maatregelen en hou je daaraan!

Take Aways

• Bekijk je infrastructuur en analyseer welke beveiliging er nodig is.
• Neem maatregelen en hou je eraan.
• Doe zoveel mogelijk zaken op slot.
• Weet wie er binnen- en buitengaat in je bedrijf.

Wat kan ik er mee? Dát kan je er mee!

De wereld wordt kleiner, we hebben contacten over de hele wereld en de mogelijkheden om documenten te delen en er samen aan te werken, worden steeds omvangrijker. Iedereen beschikt tegenwoordig wel over een Dropboxaccount, Google Drive, One Drive en meestal zelfs over meerdere van deze tools. Wat je met wie gedeeld hebt, wordt dan vaak een onoverzichtelijk kluwen. Maar is dat een probleem?

Een bestand delen met iemand, wil zeggen dat hij toegang heeft tot dat document totdat je die deling weer intrekt. Hij kan het document bekijken, aanpassen, maar ook weggooien, terwijl dit misschien niet meer nodig of zelfs niet meer wenselijk is. Net zoals met het benoemen van documenten (zie ook https://watkanikermee.be/naamgeving-bestanden/ ) moet je dit van dichtbij opvolgen om het overzicht te behouden.

Het delen van documenten houdt ook risico’s in.

Delen met externen, vaak met Dropbox of Google Drive

• Map delen. Wanneer je meerdere documenten met iemand moet delen, is het handig om de volledige map te delen. Alles wat je dan in die map zet, is toegankelijk voor je contactpersoon. Maar wat als die map redelijk hoog in je mappenstructuur zit? Het risico bestaat dat je je er na een tijdje niet meer bewust van bent dat je deze map gedeeld hebt en dat je er andere documenten in bewaart, op een lager niveau in een die map. Jouw contactpersoon heeft dan ook toegang tot alle andere documenten uit die map, dus ook eventueel gevoelige informatie. Deel dus enkel het strikt noodzakelijke!
• Schrijfrechten. Je kunt kiezen of iemand enkel lees- of ook schrijfrechten heeft. Als je contactpersoon schrijfrechten heeft en na een bepaalde tijd besluit om ‘zijn’ map op orde te stellen en documenten uit de map te verwijderen, dan zijn ook meteen jouw documenten weg. Dus deel niet enkel het strikt noodzakelijke, maar stel je rechten ook goed in!
• Langdurige samenwerking. Wanneer je lang met iemand samenwerkt, kan je het delen van een map moeilijk stopzetten. Zorg er dan voor dat je regelmatig bestanden archiveert in je eigen systeem. Maak ook afspraken met jouw contactpersoon over wanneer documenten verwijderd zullen worden of hoe de gedeelde map beheerd wordt.

Delen met internen

Niet alle informatie is voor iedereen bestemd, zelfs niet intern. Ook aan het delen van bestanden en mappen met je medewerkers (of collega’s onder elkaar) houdt veiligheidsrisico’s in, want mensen vergeten dat ze mappen gedeeld hebben. Wanneer er in die mappen vertrouwelijke informatie, zoals functioneringsverslagen, looninformatie of contracten, opgeslagen wordt nadat die map gedeeld werd, dan kan die wel eens bij de verkeerde mensen terecht komen, met alle pijnlijke en kwalijke gevolgen tot gevolg.

Nog erger: wat als een werknemer vertrekt? Tot welke informatie heeft hij allemaal toegang en wat neemt hij mogelijk mee bij zijn vertrek? Beperk dus wat je deelt, ook met je eigen medewerkers, om dergelijke problemen te vermijden.

Tips

• Deel zo weinig mogelijk. Deel enkel de documenten en mappen waarbij het noodzakelijk is dat iemand anders er toegang toe heeft. Stel de rechten op je gedeelde documenten en mappen goed in. Je kunt per item of map instellen of iemand dat enkel mag bekijken of ook mag bewerken. Wees je bewust van wat een ander wel of niet mag/kan en maak gebruik van die mogelijkheden. 
• Zet een tijdslimiet op het delen van bestanden of mappen. Je kunt hiervoor een herinnering zetten in je agenda. Als je voor een klant voorziet dat een opdracht twee maanden in beslag neemt, kan je in je agenda een reminder zetten na twee maanden om de rechten op dat bestand of die map in te trekken. Er bestaan ook producten om documenten te delen waarbij een tijdsbeperking ingesteld kan worden.  
• In een groter bedrijf of wanneer je met veel mensen samenwerkt, dan kan je ook werken met een interne procedure rond het delen en archiveren van bestanden. Zo kun je, bijvoorbeeld, alle gedeelde mappen rond een project afsluiten op het ogenblik dat de facturatie van dat project gebeurd is. Of je kunt beslissen om elke maand bestanden te archiveren die ouder zijn dan 6 maanden, waarbij dan het delen van deze bestanden gestopt wordt. Je kunt een map ‘gedeeld’ maken met een einddatum. Wanneer je deze einddatum bereikt, stop je met het delen van deze bestanden (Lees ook even deze: https://watkanikermee.be/documentbeheer-grote-schoonmaak/ )

Take Away

• Deel enkel het strikt noodzakelijke.
• Stel rechten in op de mappen en documenten die je deelt.
• Beperk het delen van informatie in tijd.

Wat kan ik er mee? Dát kan je er mee!

Heb je je ook al eens suf gezocht naar een belangrijk document? Je weet niet meer waar je het bewaard hebt, maar ook niet hoe je het genoemd hebt? Heb je dat eigenlijk wel een andere naam gegeven toen je het bewaarde, of heb je talloze bestanden met ‘Nieuw Document’ als bestandsnaam?

Herken je deze situatie? Je downloadt een document van het internet of je krijgt iets via mail aan. Je bewaart het document wel, maar eigenlijk weet je niet echt waar het terecht komt, want je mappenstructuur is eigenlijk niet wat het moet zijn (zie blog documentbeheer).  Je hebt het document geen eigen naam gegeven en hoe het oorspronkelijk heette, weet je niet meer. Dan kan het knap lastig zijn om een document terug te vinden. En die oorspronkelijke mail heb je al weggegooid…

Een goede naamgeving voor je bestanden is dus geen overbodige luxe, maar waar moet je op letten?

• Zorg voor logica: De naamgeving van documenten moet binnen je bedrijfsorganisatie passen, dus denk er vooraf over na wat de meest praktische benaming is. Werk je vaak projectgebonden, dan kan je een benaming per project nemen. Is alles per klant geordend, neem die dan als basis. Gebruik dus relevante informatie om je naamgeving te bepalen. Maar hou die ook open voor toekomstige veranderingen en neem dus geen té rigide structuren. Zo kan je postcodes als basis nemen, maar wanneer 2 klanten uit dezelfde gemeente komen, heb je al een probleem. Voeg dan bijvoorbeeld de straat nog toe.
• Hou het kort en bondig, maar duidelijk: Een bestandsnaam kan je zo lang maken als je zelf wil, maar beperk je best tot 30 à 40 karakters. Want de weergave op je scherm is maar beperkt. Wil je vermijden dat je de kolom van je titellijst telkens moet verbreden of dat je veel bestanden moet open klikken voordat je het juiste te pakken hebt, dan beperk je best de lengte van de bestandsnaam.
• Vermijd naamloze documenten: Wanneer een document automatisch bewaard wordt, wordt meestal de eerste zin van het document als bestandsnaam genomen. Maar meerdere documenten met als benaming ‘Geachte heer’ zorgen alleen maar voor verwarring. Of je document krijgt geen titel en wordt bewaard als ‘naamloos document’. Ook niet meteen een handige benaming als je in een map vol naamloze documenten het juiste wilt vinden. Pas bij het bewaren van een document dus meteen de bestandsnaam aan en zet het document in de juiste map (zie ook https://watkanikermee.be/documentbeheer-grote-schoonmaak/ ).The time is now!

Take Aways

• Bedenk vanaf de start een logische structuur voor je bestandsnamen.
• Pas die structuur onmiddellijk en consequent toe.
• De paar seconden die je nu denkt meer te besteden om goede bestandsnamen te kiezen, besparen je letterlijk uren in de toekomst. 

Wat kan ik er mee? Dát kan je er mee!

Je ziet het vaak in kantooromgevingen: medewerkers die niet op één, maar op twee schermen werken. Waarom zou je dat willen doen? Hoe begin je daar aan?

Waarom met twee schermen werken?

• Werkblad groter maken: Wanneer je met twee schermen werkt, is je werkblad letterlijk dubbel zo groot. Je bureaublad is een grafische weergave van 1 scherm en bij 2 schermen heb je een veel groter overzicht. Dat maakt het ook mogelijk om vensters naast elkaar te zetten en beter te organiseren.
• Applicaties naast elkaar laten draaien: De twee schermen zijn gekoppeld, dus je kunt openstaande applicaties gemakkelijk naast elkaar zetten en van het ene scherm naar het andere overschakelen. Als je bijvoorbeeld aan een offerte werkt, maar daarvoor informatie haalt van een website, dan moet je, wanneer je op één scherm werkt, beide applicaties versmallen om naast elkaar te kunnen zetten. Bij twee schermen kan je hun oorspronkelijke grootte behouden, maar ze telkens in een ander scherm zetten.
• Ergonomie: Je zit vaak uren per dag aan je computer. Dan is het aangeraden om dit niet in een verkrampte houding te doen, geconcentreerd op dat ene scherm. Wanneer je met twee schermen werkt, heb je een ruimere focus, wat comfortabeler werkt. Bovendien beweeg je je hoofd en romp nog tijdens het werken, waardoor je houding niet de hele dag dezelfde is.

Hoe werk je met twee schermen?

• Computer: Is je computer erop voorzien om een tweede scherm aan te sluiten? Dat moet je eerst nakijken. Bij een laptop is die voorziening er meestal wel, maar bij een desktop computer is een dergelijke aansluiting niet standaard aanwezig. Als je een nieuwe computer koopt, voorzie dan dat je (eventueel pas op termijn) met een tweede scherm kunt werken. Bij de aankoop betekent dit maar een beperkte bijkomende kost, maar het bespaart je veel praktische problemen achteraf.
• Resolutie beeldschermen: De resolutie is het aantal puntjes op je beeldscherm. Hoe hoger dit getal, hoe meer informatie je beeldscherm kan weergeven. Vaak voorkomende resoluties zijn 1.024 x 768, of 1.920 x 1.080) Daarnaast heb je ook de fysieke afmeting van je scherm. De combinatie van beide moet op de twee schermen zo gelijk mogelijk zijn. Kies daarom, als het kan, voor schermen van gelijke afmeting (of beter nog, 2 exact dezelfde schermen!), dan kan je ook voor eenzelfde resolutie kiezen. Bij schermen met een verschillende afmeting moet je uittesten welke resolutie het best geschikt is per scherm. Want anders is de weergave van eenzelfde venster op het ene scherm heel klein en op het andere scherm heel groot. En dat is niet comfortabel voor je ogen, omdat die zich dan de hele tijd moeten aanpassen.
• Positionering schermen: Via de instellingen van je besturingssysteem (scherm manager) kan je de positie van je schermen ingeven. Probeer hierbij de reële situatie zo dicht mogelijk te benaderen.
  Welk scherm staat links/rechts op je tafel? Of onder/boven? Deze instelling bepaalt hoe je muis van het ene naar het andere scherm beweegt. Stel je dit verkeerd in, dan komt de cursor in het verkeerde scherm of langs de verkeerde kant ‘binnen’ wanneer je de muis beweegt.
  Waar bevindt de boven- en onderrand van het tweede scherm zich ten opzichte van het eerste scherm? Als je een document van het ene naar het andere scherm verschuift, dan weet de computer (wanneer deze positionering correct ingegeven is) waar hij dat document logischerwijs moet plaatsen. Is de positie verkeerd ingesteld, dan raak je het document mogelijk kwijt in de overgang naar het tweede scherm, met een hoop frustraties tot gevolg. Stel je schermen dus vanaf het begin correct in.

Ben je opgestart met je twee schermen en wil je er nog beter en sneller mee werken? Dan kan je gebruik maken van sneltoetsen. Hierover later meer!

Take Aways

• Voorzie bij de aankoop van je computer de mogelijkheid om een tweede scherm aan te sluiten.
• Stel vanaf het begin de positie van je schermen tegenover elkaar correct in. Het bespaart je tijd en veel frustratie!
• Zorg voor gelijke weergave op beide schermen. Idealiter heb je 2 dezelfde schermen, of kies anders schermen waarvan de eigenschappen zo dicht mogelijk bij elkaar liggen.

Wat kan ik er mee? Dát kan je er mee!

Heb je je ook al eens suf gezocht naar een belangrijk document? Je dacht nochtans dat je het op een logische plaats had bewaard, maar je hebt alle logische plaatsen al overlopen. En die zoekfunctie levert een massa resultaten op, maar niet wat je zocht…

Door de jaren heen verzamelen we allemaal heel wat data, maar wat moet je bijhouden? En hoe doe je dat dan? Want in die massa documenten vindt een kat haar jongen niet meer terug. Een bestand zoeken neemt steeds meer tijd in beslag, waardoor je productiviteit daalt en je frustratie stijgt.

Maar wat doe je met bestanden die je niet meer nodig hebt? Hoe weet je zeker wat er weg mag?

Klinkt dit bekend in de oren? Lees dan even verder!

Een goed documentbeheer, waarom zou je daaraan beginnen?

• Overzichtelijkheid: Goed documentbeheer zorgt ervoor dat je bureaublad niet vol bestanden staat, maar dat je een overzichtelijke structuur met mappen hebt. Duidelijk in één oogopslag!
• Terugvindbaarheid: Gedaan met het zoeken naar documenten. Niet alleen weet je waar iets staat en vind je het snel terug (en niet alleen de eerste week nadat je het bewaard hebt). Ook heb je steeds de juiste (lees: meest recente) versie, waardoor er geen risico meer bestaat dat je op een oude versie verder werkt, omdat je een bestand op meerdere plaatsen bewaard hebt.
• Gedeelde data: Jouw indeling en ordening kan nog logisch lijken voor jou en jij vindt er je weg blindelings in terug, maar wat als een collega jou moet vervangen (tijdens een vakantie, bijvoorbeeld) of wanneer je documenten moet delen met een klant?

Oké, je hebt me overtuigd, ik moet mijn documenten beter structureren. Maar hoe doe je dat dan?

• Orden je documenten op een logische manier: Dit klinkt heel… euhm… logisch, maar is niet zo evident en vraagt toch even wat denkwerk. De structuur van je mappen hangt best samen met je bedrijfsorganisatie. Werk je vaak projectgebonden, dan kan je documenten per project bundelen in een map. Heb je veel opdrachten voor dezelfde klant, dan gebruik je beter mappen per kwartaal of per maand. Of werken je medewerkers per team? Pas je structuur daaraan aan. Ga eerst voor jezelf en je bedrijf na wat de beste structuur is voordat je die toepast, maar pas die dan ook consequent toe.
• Archiveer documenten: Het aantal documenten in je mappen blijft toenemen als je daar niets aan doet. Je kunt niet alle oude documenten weggooien, want je wilt zaken voor je eigen archief bijhouden en sommige zaken ben je ook verplicht bij te houden, zoals voor de boekhouding.
  Ga regelmatig door je recente documenten en zet die in mappen die je een datum geeft (zoals jaartal+maand). Elk kwartaal kan je dan de map van twee kwartalen voordien archiveren. Waar je deze archiefdocumenten moet bewaren, bespreek je met je IT-partner (of lees je later hier), maar het spreekt voor zich dat je dit archief niet op je eigen computer zet. Het is niet de vraag of je computer zal crashen, maar wanneer…
• Gooi documenten weg! Twee tips hiervoor:
  • Maak een rommelmap waarin je alle documenten stopt die geen (of weinig) waarde hebben, zoals downloads. Zo komen waardevolle bestanden niet tussen de rommel terecht. Maak in deze rommelmap mappen per week die je na een bepaalde tijd makkelijk kunt leegmaken. Toch een waardevol document gekregen? Geef dat meteen een goede bestandsnaam en bewaar die in de juiste map.
  • Andere documenten zijn geen rommelbestanden, maar moet je slechts een bepaalde tijd bijhouden en worden daarna overbodig. Maak voor deze documenten een map ‘_delete+datum’. Op de vermelde datum, bijvoorbeeld het einde van het jaar, gooi je deze map weg. Heb je voor deze datum toch een document nodig uit deze map, dan verschuif je de datum. Op het moment dat de kalenderdatum de mapdatum inhaalt, kan je zonder nadenken deze map verwijderen.

Opgeruimd staat netjes!

Take Aways

• Teken een logische mappenstructuur uit, op maat van jouw bedrijfsorganisatie, en pas die consequent toe.
• Organiseer je rommeldocumenten.
• Hoe beter georganiseerd je documenten zijn, hoe makkelijker het is ze te archiveren of weg te gooien.

Wat kan ik er mee? Dát kan je er mee!