De wereld wordt kleiner, we hebben contacten over de hele wereld en de mogelijkheden om documenten te delen en er samen aan te werken, worden steeds omvangrijker. Iedereen beschikt tegenwoordig wel over een Dropboxaccount, Google Drive, One Drive en meestal zelfs over meerdere van deze tools. Wat je met wie gedeeld hebt, wordt dan vaak een onoverzichtelijk kluwen. Maar is dat een probleem?
Een bestand delen met iemand, wil zeggen dat hij toegang heeft tot dat document totdat je die deling weer intrekt. Hij kan het document bekijken, aanpassen, maar ook weggooien, terwijl dit misschien niet meer nodig of zelfs niet meer wenselijk is. Net zoals met het benoemen van documenten (zie ook https://watkanikermee.be/naamgeving-bestanden/ ) moet je dit van dichtbij opvolgen om het overzicht te behouden.
Het delen van documenten houdt ook risico’s in.
Delen met externen, vaak met Dropbox of Google Drive
- Map delen. Wanneer je meerdere documenten met iemand moet delen, is het handig om de volledige map te delen. Alles wat je dan in die map zet, is toegankelijk voor je contactpersoon. Maar wat als die map redelijk hoog in je mappenstructuur zit? Het risico bestaat dat je je er na een tijdje niet meer bewust van bent dat je deze map gedeeld hebt en dat je er andere documenten in bewaart, op een lager niveau in een die map. Jouw contactpersoon heeft dan ook toegang tot alle andere documenten uit die map, dus ook eventueel gevoelige informatie. Deel dus enkel het strikt noodzakelijke!
- Schrijfrechten. Je kunt kiezen of iemand enkel lees- of ook schrijfrechten heeft. Als je contactpersoon schrijfrechten heeft en na een bepaalde tijd besluit om ‘zijn’ map op orde te stellen en documenten uit de map te verwijderen, dan zijn ook meteen jouw documenten weg. Dus deel niet enkel het strikt noodzakelijke, maar stel je rechten ook goed in!
- Langdurige samenwerking. Wanneer je lang met iemand samenwerkt, kan je het delen van een map moeilijk stopzetten. Zorg er dan voor dat je regelmatig bestanden archiveert in je eigen systeem. Maak ook afspraken met jouw contactpersoon over wanneer documenten verwijderd zullen worden of hoe de gedeelde map beheerd wordt.
Delen met internen
Niet alle informatie is voor iedereen bestemd, zelfs niet intern. Ook aan het delen van bestanden en mappen met je medewerkers (of collega’s onder elkaar) houdt veiligheidsrisico’s in, want mensen vergeten dat ze mappen gedeeld hebben. Wanneer er in die mappen vertrouwelijke informatie, zoals functioneringsverslagen, looninformatie of contracten, opgeslagen wordt nadat die map gedeeld werd, dan kan die wel eens bij de verkeerde mensen terecht komen, met alle pijnlijke en kwalijke gevolgen tot gevolg.
Nog erger: wat als een werknemer vertrekt? Tot welke informatie heeft hij allemaal toegang en wat neemt hij mogelijk mee bij zijn vertrek? Beperk dus wat je deelt, ook met je eigen medewerkers, om dergelijke problemen te vermijden.
Tips
- Deel zo weinig mogelijk. Deel enkel de documenten en mappen waarbij het noodzakelijk is dat iemand anders er toegang toe heeft. Stel de rechten op je gedeelde documenten en mappen goed in. Je kunt per item of map instellen of iemand dat enkel mag bekijken of ook mag bewerken. Wees je bewust van wat een ander wel of niet mag/kan en maak gebruik van die mogelijkheden.
- Zet een tijdslimiet op het delen van bestanden of mappen. Je kunt hiervoor een herinnering zetten in je agenda. Als je voor een klant voorziet dat een opdracht twee maanden in beslag neemt, kan je in je agenda een reminder zetten na twee maanden om de rechten op dat bestand of die map in te trekken. Er bestaan ook producten om documenten te delen waarbij een tijdsbeperking ingesteld kan worden.
- In een groter bedrijf of wanneer je met veel mensen samenwerkt, dan kan je ook werken met een interne procedure rond het delen en archiveren van bestanden. Zo kun je, bijvoorbeeld, alle gedeelde mappen rond een project afsluiten op het ogenblik dat de facturatie van dat project gebeurd is. Of je kunt beslissen om elke maand bestanden te archiveren die ouder zijn dan 6 maanden, waarbij dan het delen van deze bestanden gestopt wordt. Je kunt een map ‘gedeeld’ maken met een einddatum. Wanneer je deze einddatum bereikt, stop je met het delen van deze bestanden (Lees ook even deze: https://watkanikermee.be/documentbeheer-grote-schoonmaak/ )
Take Away
- Deel enkel het strikt noodzakelijke.
- Stel rechten in op de mappen en documenten die je deelt.
- Beperk het delen van informatie in tijd.
Wat kan ik er mee? Dát kan je er mee!
