Heb je je ook al eens suf gezocht naar een belangrijk document? Je weet niet meer waar je het bewaard hebt, maar ook niet hoe je het genoemd hebt? Heb je dat eigenlijk wel een andere naam gegeven toen je het bewaarde, of heb je talloze bestanden met ‘Nieuw Document’ als bestandsnaam?
Herken je deze situatie? Je downloadt een document van het internet of je krijgt iets via mail aan. Je bewaart het document wel, maar eigenlijk weet je niet echt waar het terecht komt, want je mappenstructuur is eigenlijk niet wat het moet zijn (zie blog documentbeheer). Je hebt het document geen eigen naam gegeven en hoe het oorspronkelijk heette, weet je niet meer. Dan kan het knap lastig zijn om een document terug te vinden. En die oorspronkelijke mail heb je al weggegooid…
Een goede naamgeving voor je bestanden is dus geen overbodige luxe, maar waar moet je op letten?
- Zorg voor logica: De naamgeving van documenten moet binnen je bedrijfsorganisatie passen, dus denk er vooraf over na wat de meest praktische benaming is. Werk je vaak projectgebonden, dan kan je een benaming per project nemen. Is alles per klant geordend, neem die dan als basis. Gebruik dus relevante informatie om je naamgeving te bepalen. Maar hou die ook open voor toekomstige veranderingen en neem dus geen té rigide structuren. Zo kan je postcodes als basis nemen, maar wanneer 2 klanten uit dezelfde gemeente komen, heb je al een probleem. Voeg dan bijvoorbeeld de straat nog toe.
- Hou het kort en bondig, maar duidelijk: Een bestandsnaam kan je zo lang maken als je zelf wil, maar beperk je best tot 30 à 40 karakters. Want de weergave op je scherm is maar beperkt. Wil je vermijden dat je de kolom van je titellijst telkens moet verbreden of dat je veel bestanden moet open klikken voordat je het juiste te pakken hebt, dan beperk je best de lengte van de bestandsnaam.
- Vermijd naamloze documenten: Wanneer een document automatisch bewaard wordt, wordt meestal de eerste zin van het document als bestandsnaam genomen. Maar meerdere documenten met als benaming ‘Geachte heer’ zorgen alleen maar voor verwarring. Of je document krijgt geen titel en wordt bewaard als ‘naamloos document’. Ook niet meteen een handige benaming als je in een map vol naamloze documenten het juiste wilt vinden. Pas bij het bewaren van een document dus meteen de bestandsnaam aan en zet het document in de juiste map (zie ook https://watkanikermee.be/documentbeheer-grote-schoonmaak/ ).The time is now!
Take Aways
- Bedenk vanaf de start een logische structuur voor je bestandsnamen.
- Pas die structuur onmiddellijk en consequent toe.
- De paar seconden die je nu denkt meer te besteden om goede bestandsnamen te kiezen, besparen je letterlijk uren in de toekomst.
Wat kan ik er mee? Dát kan je er mee!
