Heb je je ook al eens suf gezocht naar een belangrijk document? Je dacht nochtans dat je het op een logische plaats had bewaard, maar je hebt alle logische plaatsen al overlopen. En die zoekfunctie levert een massa resultaten op, maar niet wat je zocht…
Door de jaren heen verzamelen we allemaal heel wat data, maar wat moet je bijhouden? En hoe doe je dat dan? Want in die massa documenten vindt een kat haar jongen niet meer terug. Een bestand zoeken neemt steeds meer tijd in beslag, waardoor je productiviteit daalt en je frustratie stijgt.
Maar wat doe je met bestanden die je niet meer nodig hebt? Hoe weet je zeker wat er weg mag?
Klinkt dit bekend in de oren? Lees dan even verder!
Een goed documentbeheer, waarom zou je daaraan beginnen?
- Overzichtelijkheid: Goed documentbeheer zorgt ervoor dat je bureaublad niet vol bestanden staat, maar dat je een overzichtelijke structuur met mappen hebt. Duidelijk in één oogopslag!
- Terugvindbaarheid: Gedaan met het zoeken naar documenten. Niet alleen weet je waar iets staat en vind je het snel terug (en niet alleen de eerste week nadat je het bewaard hebt). Ook heb je steeds de juiste (lees: meest recente) versie, waardoor er geen risico meer bestaat dat je op een oude versie verder werkt, omdat je een bestand op meerdere plaatsen bewaard hebt.
- Gedeelde data: Jouw indeling en ordening kan nog logisch lijken voor jou en jij vindt er je weg blindelings in terug, maar wat als een collega jou moet vervangen (tijdens een vakantie, bijvoorbeeld) of wanneer je documenten moet delen met een klant?
Oké, je hebt me overtuigd, ik moet mijn documenten beter structureren. Maar hoe doe je dat dan?
- Orden je documenten op een logische manier: Dit klinkt heel… euhm… logisch, maar is niet zo evident en vraagt toch even wat denkwerk. De structuur van je mappen hangt best samen met je bedrijfsorganisatie. Werk je vaak projectgebonden, dan kan je documenten per project bundelen in een map. Heb je veel opdrachten voor dezelfde klant, dan gebruik je beter mappen per kwartaal of per maand. Of werken je medewerkers per team? Pas je structuur daaraan aan. Ga eerst voor jezelf en je bedrijf na wat de beste structuur is voordat je die toepast, maar pas die dan ook consequent toe.
- Archiveer documenten: Het aantal documenten in je mappen blijft toenemen als je daar niets aan doet. Je kunt niet alle oude documenten weggooien, want je wilt zaken voor je eigen archief bijhouden en sommige zaken ben je ook verplicht bij te houden, zoals voor de boekhouding.
Ga regelmatig door je recente documenten en zet die in mappen die je een datum geeft (zoals jaartal+maand). Elk kwartaal kan je dan de map van twee kwartalen voordien archiveren. Waar je deze archiefdocumenten moet bewaren, bespreek je met je IT-partner (of lees je later hier), maar het spreekt voor zich dat je dit archief niet op je eigen computer zet. Het is niet de vraag of je computer zal crashen, maar wanneer… - Gooi documenten weg! Twee tips hiervoor:
- Maak een rommelmap waarin je alle documenten stopt die geen (of weinig) waarde hebben, zoals downloads. Zo komen waardevolle bestanden niet tussen de rommel terecht. Maak in deze rommelmap mappen per week die je na een bepaalde tijd makkelijk kunt leegmaken. Toch een waardevol document gekregen? Geef dat meteen een goede bestandsnaam en bewaar die in de juiste map.
- Andere documenten zijn geen rommelbestanden, maar moet je slechts een bepaalde tijd bijhouden en worden daarna overbodig. Maak voor deze documenten een map ‘_delete+datum’. Op de vermelde datum, bijvoorbeeld het einde van het jaar, gooi je deze map weg. Heb je voor deze datum toch een document nodig uit deze map, dan verschuif je de datum. Op het moment dat de kalenderdatum de mapdatum inhaalt, kan je zonder nadenken deze map verwijderen.
Opgeruimd staat netjes!
Take Aways
- Teken een logische mappenstructuur uit, op maat van jouw bedrijfsorganisatie, en pas die consequent toe.
- Organiseer je rommeldocumenten.
- Hoe beter georganiseerd je documenten zijn, hoe makkelijker het is ze te archiveren of weg te gooien.
Wat kan ik er mee? Dát kan je er mee!
